El Archivo Histórico tiene 1.110 documentos de la época colonial, entre expedientes, protocolos, juicios de tierras, disposiciones reales, pleitos y referencias sobre levantamientos indígenas que están datados entre 1647 a 1825Un archivo histórico sin memoria no es ni por asomo un archivo y menos aún si no cumple su función principal, ordenar y almacenar documentos. El Archivo de la Prefectura está en camino de ser considerado como tal.
Con más de 1.110 documentos de la época colonial, entre expedientes, protocolos, juicios de tierras, disposiciones reales, pleitos y referencias sobre levantamientos indígenas que están datados entre 1647 a 1825, el Archivo de la Prefectura se complementa con el de la Alcaldía de Cercado por el tipo de documentación que posee.
A pesar de que el primer encargado del Archivo Histórico de la Prefectura, Julio César Crespo, desde 1986 hizo el intento de organizar los documentos a su manera y más adelante, entre 1997 y 2000, Abel Bustamante inventarió los documentos coloniales y republicanos , recién en 2004 se tomó la decisión firme de catalogarlos con la ayuda financiera del Programa Apoyo al Desarrollo de Archivos Iberoamericanos (ADAI).
El plan de ADAI para el Archivo de la Prefectura consistía en la organización y descripción de los documentos que están entre 1647 a 1825, y será concluido hasta el próximo 8 de agosto.
El proceso
La catalogación y descripción de los documentos coloniales de la Prefectura se realiza según la norma internacional ISAT-G, con un financiamiento de 4.144 euros de ADAI.
El responsable del Archivo, José Antonio Camacho, explicó que el primer intento de organizarlo, probablemente cuando estuvo Crespo, fue con un criterio cronológico, que no es el más aconsejable. De igual manera, se constató que la documentación hallada ha sido muy movida y algunos volúmenes han sido descosidos para ordenarlos deliberadamente por fecha.
Los investigadores, señala Camacho, aseguran que los documentos no se han encontrado en su orden original, pero actualmente se está recuperando el ordenamiento anterior y se mantendrá también el cronológico porque muchos investigadores ya trabajaron en base a ese registro.
Otra de las particularidades de los documentos catalogados es que no están en buen estado, faltan folios y en muchos casos están muy deteriorados y rotos, por lo que se requiere del apoyo incondicional de la Prefectura del Departamento para digitalizar estos documentos con la única ambición de preservarlos de las inclemencias del tiempo.
De igual manera, los tres ambientes donde se guardan los documentos son insuficientes y no tienen las condiciones mínimas y adecuadas para archivar documentos. Bien sabemos que para preservar documentos de la manera más recomendada por los expertos, se debe controlar la humedad del ambiente y la temperatura.
Un archivo sin memoria
Pese a que los decretos 22144, 22145 y 22146 de 1989 que declaran de máxima utilidad y necesidad nacionales todas las documentaciones públicas, la Prefectura no tiene una política y menos un sistema para archivar toda la documentación administrativa de la región.
Las entidades encargadas por ley de custodiar los documentos son el Banco Central, a nivel nacional, y las prefecturas, en las regiones.
La Prefectura de Cochabamba tiene documentos históricos de suma importancia, pero están dispersos en todas las reparticiones de ésta y hasta hoy, este organismo, excepto el plan de catalogación de los documentos coloniales, aún no ha considerado tomar en serio todos los documentos del departamento.
Tanto es así que en la nueva estructura de la Prefectura de Cochabamba, al Archivo Histórico de la Prefectura no se le reconoce su valor y menos su trascendencia para la región y es tratado como una Cenicienta.
En consulta con algunos funcionarios de la Prefectura, el Archivo depende de Turismo, hecho que fue negado posteriormente, y que tras averiguaciones más minuciosas, está bajo tuición de la Jefatura de Gabinete; es decir, de la instancia que le hace las citas y maneja la agenda del prefecto Manfred Reyes Villa.
