Los escritorios ordenados obstruyen la creatividad desordenada

Si a las personas se les pidiera que adivinaran el mayor cambio en las líneas de producción durante los últimos 30 años, la mayoría probablemente respondería “los robots”. Sin embargo, después de haber visitado numerosas fábricas, produciendo de todo, desde automóviles hasta condones, creo que el mayor cambio es más prosaico: el orden.

Desde la producción de neumáticos en Michelin hasta en las plantas menos evidentemente industriales (como el centro Mount Pleasant de distribución de correo de Reino Unido), la pulcritud ha pasado de ser una virtud a una necesidad.

En algunas fábricas que he visitado, los trabajadores manejan sus estaciones como si estuvieran planeando comer su almuerzo directamente sobre ellas, lo cual nunca se les ocurriría hacer a sus descuidados contrapartes en las oficinas.

La automatización ayuda a reducir el desorden: cuanto menos gente haya en una planta, más fácil es mantenerla limpia. Pero los avances más interesantes en la mentalidad de ser pulcro en los talleres de trabajo han sido los avances humanos. Un gerente de operaciones de un pequeño fabricante de componentes me recordó la semana pasada que la eficiencia y la felicidad de un sinnúmero de equipos de fabricación dependen de la aplicación de técnicas básicas inspiradas por los productores japoneses en la década de 1980.

Una de estas técnicas, nacida de la manufactura esbelta, es el sistema 5s. Las cinco eses originales eran japonesas (“seiri”, “seiton”, “seiso”, “seiketsu” y “shitsuke”), y se han traducido al inglés como “sort “ (clasificar), “set in order” (organizar), “shine” (limpiar), “standardize” (estandarizar) y “sustain” (mantener la disciplina). El objetivo es garantizar que los espacios de trabajo y las herramientas se organicen y se mantengan limpios, lo cual permite que el trabajo comience de inmediato y que los trabajadores puedan realizar un inventario visual instantáneo de su estación. El gerente de operaciones lo comparó con el sistema que permite a los ingenieros de Fórmula Uno organizarse y trabajar de forma consistente, sin importar si su Gran Premio se lleva a cabo en Bakú o en Barcelona.

Los padres han instado a sus hijos, desde que comenzó su crianza, a que mantengan sus cosas ordenadas. Las raíces del sistema 5s tal vez se remonten al patriarcal Henry Ford, quien instituyó hace un siglo el sistema “Cando”, por las iniciales en inglés de “clean” (limpiar), “arrange” (ordenar), “neatness” (pulcritud), “discipline” (disciplina), y “ongoing improvement” (mejora continua).

Pero para la década de 1980, los buenos hábitos de fabricación occidentales habían decaído, con graves consecuencias para la gestión, la coherencia, la eficiencia y la seguridad (la cual ahora a menudo se agrega como una sexta ese) de la cadena de suministro.

Un gerente de planta de ABB dijo al New York Times en 1992 que su primera impresión al observar a los trabajadores japoneses era que estaban decayendo. Luego se dio cuenta de que “todo lo que hacían era trabajo de valor agregado. No había nadie deambulando en busca de piezas o de instrucciones”. No es sorprendente que el orden de la línea de producción siga siendo una de las medidas indirectas para una buena gestión.

¿Hacia dónde vamos ahora? Una nueva frontera, en gran parte inexplorada, es tu propio escritorio. La “oficina esbelta” ya está aquí. El concepto a menudo se combina con el trabajo ágil. El personal ágil necesita librar una guerra contra el desorden aunque sólo sea para permitir a la siguiente persona que use su espacio sentarse y abrir su computadora portátil.

Pero como mi colega Tim Harford claramente escribió en su libro “El poder del desorden”, el escritorio ordenado puede reducir la creatividad, el bienestar y el rendimiento. Él citó investigaciones que mostraban que los trabajadores lograban menos en espacios estériles preparados según los estándares del sistema 5s, y más en oficinas que no sólo estaban decoradas, sino en las que el ocupante podía arreglar las decoraciones.

Organizar tu escritorio, él escribió, “puede simplemente ser una manera artística de sentirse ocupado sin hacer nada terriblemente útil”, razón por la cual el desorden de mi escritorio aumenta a medida que yo me sumerjo más en un proyecto (ésa es, al menos, mi excusa).

La automatización está ayudando a los trabajadores de oficina y de producción desordenados. Parte de la montaña de mi material de investigación ahora está organizada y organizándose, a través de herramientas como Gmail y Evernote, que destacan los elementos más importantes mientras yo hago búsquedas en línea.

Mientras tanto, los métodos que se ponen a prueba en el impecable Centro de Investigación de Fabricación Avanzada de la Universidad de Sheffield ayudan a crear orden a partir del desorden para el beneficio de los trabajadores de las líneas de producción.

Uno de los experimentos incluye un “coche kit”, o “kit car”, deportivo, que es ensamblado por un lado con la ayuda de una combinación de técnicas robóticas y de realidad virtual, y por el otro utilizando un anticuado folleto de instrucciones.

Una computadora guía a los humanos a elegir la pieza correcta de la caja correcta, y detecta adónde van a buscarla. Un fabricante de cocinas ya está interesado en utilizar este sistema para rastrear tus hábitos de preparación de alimentos y así ajustar los gabinetes de tu cocina y tu alacena según lo descubierto.

La historia de la mejora de los procesos enseña que cada avance plantea a los gerentes un nuevo reto, puede que el mayor o al que se hayan enfrentado. En teoría, la automatización debería liberar a las personas para que agreguen más valor, pero también puede hacer que sus trabajos sean cada vez más impersonales, una acusación que fue dirigida a Henry Ford durante su apogeo.

La digitalización puede quitar cuatro de las cinco eses de las manos a los trabajadores, absolviéndolos de la necesidad de tener pulcritud al dar sentido al caos en su nombre. Depende de los líderes decidir cómo aprovechar la desordenada creatividad humana liberada por tal progreso y evitar reducir a los trabajadores a meros pulidores de robots.