Cocha 2018. Organización comienza a tomar forma

A menos de un año de los XI Juegos Suramericanos Cochabamba 2018 la organización del evento recién empezará a tomar forma con la inclusión de todo el personal necesario para el trabajo de las diferentes comisiones.

Marcelo Ortubé, director del Comité Organizador de los Juegos (Codesur), explicó que la organización del evento avanzará de manera paulatina conforme se acerque el desarrollo de los Juegos.

“Cada que nos acerquemos más a los Juegos vamos a tener que trabajar con más gente. No quiero que se piense que estamos retrasados porque recién se está contratando personal, porque de manera paulatina tenemos que tener más cantidad de recursos humanos”, dijo Ortubé para explicar del porqué recién el pasado domingo se publicó una convocatoria para la contratación de jefes de unidad para el trabajo de las comisiones que forman parte de la estructura del Codesur.

Dentro del organigrama del Codesur existen ocho divisiones que trabajan paralelamente en diferentes ámbitos, y que son parte inherente en la organización de los Juegos, como por ejemplo infraestructura y logística.

“Llevar adelante este tipo de eventos realmente es un movimiento logístico y de recursos humanos importante. Uno cuando ve de afuera los Juegos, solamente observa las competencias, pero no ve lo que hay por detrás, la coordinación que tiene que haber”, comenta Ortubé.

Las principales áreas de atención se enfocan en la organización, es decir en la infraestructura, técnica deportiva, logística y voluntariado. Pero también hay otros aspectos en los que se están  trabajando, como el de alimentación, transporte y hospedaje, áreas que recién tendrán sus directores designados.  

Ortubé dijo que la labor es lineal, tomando en cuenta que todas las áreas operativas se complementan entre sí.  

Aunque el director del Codesur no se animó a dar un porcentaje de avance en la organización misma de los Juegos, reconoció que la primera prueba de fuego que tendrán todas las comisiones serán los Juegos Suramericanos Escolares 2017, que se desarrollarán en diciembre en Cochabamba, porque servirá para calificar la capacidad organizativa de todas las comisiones.

Si bien desde dentro de la organización para el director de los Juegos existe un buen avance, desde fuera se puede evidenciar que Cochabamba aún no asimila y no hace propio que la ciudad recibirá dentro de menos de un año a más de 5.000 deportistas provenientes de 14 países durante los Juegos Suramericanos.

LOGÍSTICA

Queda claro que en el aspecto logístico existen muchos aspectos que aún no se han contemplado o que, si bien fueron atendidos, no están cerrados.

En este punto existe una serie de variantes que se deben considerar, los temas referidos al traslado de los deportistas y autoridades, hospedaje, alimentación, entre otros.

Durante los Juegos, la atención estará centrada en los deportistas que lleguen para la competencia, por lo mismo, se debe cuidar todo lo relacionado a lo que rodeará a los atletas y, sobre todo, al trato a los visitantes.

En los temas de alimentación, hospedaje y transporte, los vínculos con las empresas que serán responsables de estos no están definidos, si bien ya se adelantaron conversaciones, aún falta cerrar los tratos.

Por ejemplo, en el caso del traslado de los deportistas, se debe tener en cuenta que hay que contar con vías alternas y principales, ya que la distancia entre la Villa Suramericana y los escenarios deportivos no es la misma. Por lo mismo, aún se analiza la posibilidad de tener una vía exclusiva de acceso a la Villa, pero nada está claro al respecto.

En el caso del hospedaje de las autoridades de las Confederaciones Sudamericanas, a requerimiento de la Odesur, deben hospedarse en hoteles de cuatro o más estrellas. El costo por este acápite corre por cuenta de la organización nacional.

Según se señaló, todos estos aspectos deben estar cerrados hasta tres meses antes del desarrollo de los Juegos, por lo tanto, según los organizadores están aún dentro los plazos.

Sin embargo, se debe señalar que, como organización de los Juegos 2018, debe existir un trabajo previo con toda la ciudadanía, no sólo para que ellos se sientan parte de la organización de los Juegos, porque sino no entenderá ni siquiera que existirán vías que deberán cerrarse durante el evento, porque serán rutas exclusivas para los Juegos, por ejemplo. 

VOLUNTARIADO

Todos los eventos deportivos de gran envergadura siempre cuentan con el enorme apoyo de los voluntarios, que no sólo son la cara del campeonato y del país, sino son la sangre vital que darán vida a los XI Juegos Suramericanos Cochabamba 2018, que no serán la excepción.

La organización de los Juegos 2018 espera contar con más de 3 mil voluntarios que apoyen en todas las áreas que se requieran.

Con el objetivo de captar más personas interesadas en ser voluntarios, el director de Codesur, Marcelo Ortubé, explicó que la pasada semana se firmó un convenio con la Universidad Mayor de San Simón (UMSS).

“Hay muchas personas que quieren ser voluntarios de los Juegos y la invitación aún está abierta”, sostuvo.

Pero ser voluntario no es sólo la definición misma de la palabra, pues debido a que se trata de un evento internacional necesitan recibir capacitación, que recién comenzará en agosto o septiembre próximos.

La labor de los voluntarios es importante para el éxito de los Juegos, porque éstos serán los guías de los visitantes, deportistas y de todos los espectadores.

Aunque no quiso mencionar de que instituciones se trataba, Ortubé manifestó que además de la UMSS, el Codesur entabló convenios con una serie de entidades y empresas para reclutar a los voluntariados.

Ortubé dijo que el avance es progresivo y sostenido, puesto que incluso muchos de los que apoyarán el próximo año provienen de varios países sudamericanos.  

Los voluntarios recibirán capacitación, pero también firmarán un convenio con el Codesur, donde se dejará estipulado cuáles son las responsabilidades que tendrán y cuáles las de la organización.

Pero existen otras voces que aseguran que la capacitación con los voluntarios, porque no se trata sólo de brindar algunos talleres, sino que ser un voluntario es una forma de vida, en la que asimilen que el éxito de los Juegos depende de ellos, porque son ellos la primera imagen que verán los deportistas y visitantes.

INFORMÁTICA

El sector de la informática se dedica al trabajo de los sistemas que se requieren para el control de resultados, pero también tiene que ver con la rapidez y veracidad con las que se entregan.

De acuerdo al área, se trabaja en este aspecto adecuando e incluso creando sistemas informáticos para cada una de las disciplinas deportivas.

La principal labor que se realiza está centrada en los deportes de conjunto; sin embargo, se informó que para las disciplinas individuales se contratarán a empresas especializadas para el control de resultados.

El trabajo de este rubro se concentra también en la adquisición de equipamiento tecnológico que permita un manejo adecuado del software necesario para cada una de las disciplinas.

Parte del software que se usará durante los Juegos 2018, empezó a ponerse en práctica en diferentes eventos nacionales, como los Juegos Militares o los Juegos Plurinacionales, con resultado relativo. Este trabajo debe ser pulido en extremo para que los resultados sean los que se espera y se pretende mostrar.

COMUNICACIÓN Y MARKETING

Esta área es una de las que no se ha explotado en su máxima expresión. En comunicación y marketing se contemplan dos aspectos esenciales, el primero va acorde a la difusión de los Juegos en la población cochabambina y boliviana, pero esto también va de la mano con el marketing que se está empleando. De momento, es uno de los temas que no se ha explotado en su máxima expresión, puesto que son pocos los espacios donde se puede observar la marca de los Juegos o las mascotas para poder identificar que Cochabamba es sede del evento internacional.

En este sentido y luego del requerimiento de nuevo personal, se tiene previsto que estas áreas se dividan y trabajen de manera independiente para profundizar la difusión a través de los medios y a partir de una serie de estrategias de mercadeo instalar la imagen de los Juegos.

Pero además se tienen convenios con empresas, no se está aprovechando al máximo estas alianzas, uno de ellos y el que más destaca es el convenio con Sabsa, la empresa que se encarga de los aeropuertos en el país. Por ahora, se tiene la marca de los Juegos junto con las mascotas sólo en las salas internas del aeropuerto de Cochabamba, aunque se anunció que luego de la división de esta área, el proyecto se expandirá a otras terminales aéreas.

En cuanto a las vallas publicitarias, se tienen tres espacios en la ciudad, pero sólo en uno de ellos lleva el logo y las mascotas oficiales del evento, las otras dos son pictogramas de deportes y no tienen relación con la imagen que tienen los Juegos de manera oficial.

TÉCNICA DEPORTIVA

La técnica deportiva se dedicó al trabajo de la adecuación de manuales para cada una de las disciplinas, las mismas tuvieron la supervisión de las Confederaciones Sudamericanas, con las que se trabajó en las modificaciones de los reglamentos para la competición de todas las pruebas y, además, se trabajaron en las adecuaciones de los escenarios deportivos, para la puesta a punto de las mismas.

Ésta es una de las comisiones que ya concluyó su trabajo, porque ya se tienen los manuales de competencia listos.

Con la única disciplina con la que aún no se tiene un avance es con el fútbol, porque hasta la fecha no se recibió la visita de los delegados técnicos de la Confederación Sudamericana de Fútbol (Conmebol), con quienes deben visitar los escenarios previstos para la disputa de este deporte, pero sobre todo definir la categoría que se convocará, porque a diferencia de las otras disciplinas, excepto el voleibol (U 20), los Juegos Suramericanos son para las categorías absolutas.

En el fútbol no se puede convocar a la categoría absoluta, porque se convertiría en otra Copa América, motivo por el que siempre se llaman a las categorías menores.

De momento, ya se tiene elaborado un cronograma de competencia, en el que se especifica lugares y fechas; sin embargo, para manejar de manera específica y acorde a lo establecido en un evento de estas características, aún se trabaja en la definición de horarios para el desarrollo de las pruebas.

Éste es un trabajo de hormiga, porque no sólo se deben considerar los mejores horarios para los diferentes deportes, sino que las fechas no deben sobreponerse con otros deportes que comparten el escenario, como sucede, por ejemplo, con las disciplinas que se disputarán en la represa de la Angostura, porque además de los días de competencia, se deben contemplar los días que se requieren para el entrenamiento.

INFRAESTRUCTURA

La comisión de infraestructura es la que más trabajo tiene en la actualidad en el Codesur, porque esta área no sólo se dedica a la corrección de los proyectos tanto de construcción como de adecuación que presentan las sedes de las diferentes disciplinas, sino que deben revisar minuciosamente que éstos cumplan con toda la reglamentación internacional y no tengan problemas para que sean homologados.

Cada una de las estructuras que se construyen o las que deben ser adecuadas, deben contar con la aprobación de las Confederaciones Suramericanas, puesto que deben cumplir con los estándares establecidos para la competencia de cada una de las disciplinas.

MEDICINA Y SEGURIDAD

El área de medicina y seguridad tiene un avance paulatino. En la actualidad se determinó que en ambos casos será personal especializado el que sea el responsable.

En medicina, todos los escenarios contarán con profesionales especializados para la atención de los deportistas y de las personas que así lo requieran. Pero, a la fecha, aún no se pudo concretar los convenios institucionales que se deben hacer con las entidades médicas que cumplan con los requerimientos de la organización.

En seguridad, Codesur prevé contar con apoyo y respaldo de la Policía Nacional y de las Fuerzas Armadas, aunque no se descarta contratar los servicios de seguridad privada, en caso de requerir una mayor cantidad de efectivos que vayan a resguardar la integridad de los deportistas y mantener el orden dentro de los escenarios deportivos.