Oficinas del futuro: espacios abiertos y colaborativos

Atrás quedan las jerarquías y espacios cerrados donde se demanda que el trabajador esté sentado al frente de su computadora durante toda su jornada laboral, cumpliendo horarios de trabajo y teniendo poca interacción con sus compañeros. Gracias al acelerado desarrollo de la tecnología, los espacios laborales y la manera de hacer negocios se transforman para que los empleados sean más productivos y eficientes a través de la “oficina del futuro”.

La jefe de marketing de la empresa boliviana de Soluciones Tecnológicas DATEC, María René Suarez, indica que se está realizando un cambio de paradigma en los espacios de trabajo, se pasa de las “soluciones centradas en el dispositivo” a las “soluciones centradas en el usuario y el espacio de trabajo”.

Este nuevo modelo propone que los espacios de trabajo se caractericen por ser colaborativos e interdisciplinarios, mediante el uso de soluciones tecnológicas que permiten que se pueda tener interconectividad en tiempo real y se pueda trabajar desde cualquier lugar. Para esto, es fundamental contar con una conexión permanente a Internet para que los equipos de trabajo compartan conocimientos o coordinen tareas mediante el computador, tableta o celular inteligente.

A la vez, las empresas pueden incluir “la oficina del futuro” realizando una combinación de soluciones tecnológicas junto con reuniones y encuentros físicos.

Explicó que una solución tecnológica, por ejemplo, es el uso del “cloud computing”, donde todos los involucrados pueden acceder a los documentos y a la información al mismo tiempo, pero sin la necesidad de que todos estén presentes en un mismo espacio físico, dando la oportunidad que trabajen en equipo, a distancia y en tiempo real. Para que el trabajo sea más productivo, posteriormente se reúnen para coordinar actividades finales obteniendo un proyecto que cumpla con los objetivos a alcanzar.

Entre las ventajas de las oficinas del futuro, están que permiten que todas las anotaciones estén en un solo lugar, tal como la lluvia de ideas para nuevos proyectos, hasta listas de pendientes para reuniones; el trabajo, las oportunidades y proyectos son compartidos entre sus colaboradores y clientes, aumentando el compromiso hacia la empresa; y por último, la compañía puede realizar un mejor control de la coordinación de tareas, posibilitando que los gerentes estén enterados de las futuras actividades a realizar.

Suárez menciona que 300 empresas bolivianas de diferentes rubros ya se encuentran en proceso de actualización para incluir en su entorno laboral “la oficina del futuro”.

Siguiendo en esta línea, se prevé que en un futuro las compañías busquen optimizar sus instalaciones, incluyendo, por ejemplo, salas de juego para propiciar la innovación y el rendimiento de los empleados en ambientes más inspiradores, reduciendo costos y aumentando los niveles de productividad.

En ese sentido, DATEC tiene el propósito de modernizar el trabajo en las oficinas empresariales de Bolivia, junto con HP (Hewlett Packard) y HPE (Hewlett Packard Enterprise), brindan un asesoramiento tecnológico y, dependiendo de las necesidades de las empresas, las orientan a modernizar su entorno de trabajo incluyendo soluciones tecnológicas y que están diseñadas para resolver varias necesidades como comunicación, administración, almacenamiento de datos en la nube y otros.

"El trabajo ha dejado de ser un destino físico para convertirse en una actividad que esperamos desarrollar desde cualquier lugar. Los equipos de trabajo necesitan un lugar digital para conectarse y poder compartir conocimientos para trabajar de manera eficiente". María René Suárez. Jefe de Marketing de DATEC

DATEC, HP, HPE

Tienen la misión de reinventar la tecnología para ayudar a las empresas a modernizar su entorno de trabajo y construir un lugar de trabajo sin barreras a la productividad, la inspiración y el intercambio de ideas. Un lugar de trabajo que se llama “la oficina del futuro”.

SOLUCIONES TECNOLÓGICAS

Portal web. Permiten crear rápidamente portales con funcionalidades avanzadas, como por ejemplo: contenidos multiidioma, galería de imágenes, newsletter, foros, blogs, integración con redes sociales, etc.

Soluciones de gestión documental. Son sistemas que permiten simplificar sobremanera la administración de documentos (facturas, currículos, contratos, etc).

Gestión de relación con los clientes. Son sistemas que permiten gestionar desde el primer contacto con el cliente, incluyendo análisis de nuevas oportunidades de negocios y la gestión de campañas de marketing.