Trucos para usar Gmail

En el trabajo es importante ser eficaz y aprovechar al máximo las opciones que ofrece la mensajería para hacer todo más fácil y llevadero. Así, Gmail tiene varias opciones y recursos que permiten gestionar de mejor manera los correos electrónicos.

El servicio de correo electrónico Gmail, de Google, cuenta con más de mil millones de usuarios activos al mes desde 2016, unas cifras que baten todos los récords de este tipo de aplicaciones.

A continuación algunos consejos que se pueden llevar a cabo para configurar Gmail y darle un mejor uso en el ámbito laboral.

Crea tu propia firma

Tener firma propia dentro del ámbito laboral es algo casi obligatorio. Da igual si contiene sólo tu nombre u otros tantos datos más, que es muy útil para despedirse rápidamente y para que el receptor tenga siempre visible tu información básica de contacto.

Crear una firma es muy sencillo. Tan sólo se tiene que ir a Configuración> General y ahí navegar hasta el apartado “Firma”. Coloque los datos que quiera, seleccione el formato y estilo que más le guste para el texto y añade imágenes o enlaces si lo crees necesario.

Respuestas automáticas

Para configurar respuestas automáticas basta con ir al apartado de Configuración> General e ir hasta el final para buscar la sección de “respuesta  automática”.

Una vez que lo habilite, se debe seleccionar el periodo de tiempo que uno quiere que dure la respuesta, el asunto del correo electrónico que se va a mandar de forma autónoma y el cuerpo del mensaje.

Recuerde que es un único mensaje el que se puede planificar, por lo tanto, si se quiere que sirva para distintos tipos de personas o ámbitos, debe plantearse si se quiere hacerlo genérico y no muy detallado o si simplemente quiere que sepan que no está disponible.

Plantillas de respuesta estándar

Las plantillas de respuesta estándar o predeterminada sirven para enviar respuestas ya creadas por uno mismo que se guardan para aquellos momentos en los que se tiene que enviar un email genérico o uno no tiene tiempo para contestar de una forma extensa o específica.

Para activar esta opción hay que ir al apartado de Configuración> Labs y habilitar la herramienta “Respuestas predefinidas”. Una vez hecho esto, pulsar el botón de redactar y escribir la respuesta que se quiera guardar.

Para terminar de definirla, pulsar en el desplegable de la esquina inferior derecha de la ventana de redacción del email y en “Respuestas estándar” seleccione guardar para ponerle un título y configurarla. Cada vez que se quiera enviar esta respuesta (u otras, ya que puedes predefinir varias), debe ir de nuevo al apartado de “Respuestas estándar” y pulsar sobre el título que uno le puso para que se escriba directamente en el email.

Correo ordenado

Mantener el correo ordenado depende de cada quien, pero Gmail tiene algunas opciones muy útiles. Cuenta con etiquetas para organizar el contenido, destaca lo más importante con el ícono de la estrella para tenerlo en la pestaña correspondiente y mantener la bandeja de entrada lo más vacía posible.

Un método muy efectivo es el de las cinco únicas carpetas: la bandeja de entrada, “Hoy”, “Esta semana”, “Este mes/Este trimestre” y “Para tu información".

Herramientas y productividad

Además del tema de las respuestas estándar, en la opción Configuración > Labs hay multitud de herramientas experimentales puestas a disposición de todo aquel que lo desee. Basta con echar un vistazo a la lista y habilitar las que más útiles le parezcan.

Otra opción que también se puede tener en cuenta es instalar extensiones para el navegador, como Boomerang para programar correos, MailTrack para recibir alertas cada vez que un destinatario lee tu correo u otras tantas que puedes descubrir en la tienda de extensiones del navegador que más utilice.

Función deshacer envíos

Gmail trae una opción en los ajustes para que se tenga la posibilidad de deshacer un envío si uno se ha equivocado o cometido algún error, pero hay que activarla, ya que por defecto viene deshabilitada.

Para ello, se debe ir a Configuración> General; bajar un poco hasta encontrar el apartado “Deshacer el envío”. Marca el recuadro “Habilitar opción Deshacer el envío” y seleccionar un periodo de cancelación de 20 o 30 segundos para tener un margen amplio de reacción si se quiere que no se envíe el correo.

Silencia conversaciones

Silenciar conversaciones es muy útil. La función oculta el propio hilo de la conversación, pero si se utiliza la barra de búsqueda para dar con esos mensajes se puede acceder sin problemas y contestar si es necesario –se puede buscar por el asunto, el contenido, el nombre del remitente o con el comando is:muted para que salgan todas las conversaciones que se tienen silenciadas.

Para silenciar una conversación de un correo ya recibido, se debe  ir a la bandeja, pulsar en el cuadrado de la izquierda del remitente para marcarlo y seleccionar, en la parte superior, la opción “Más” para abrir el desplegable que oculta el botón de “Silenciar”.

CINCO ÚNICAS CARPETAS

La organización de los correos es fundamental. En el portal Fast Company tomaron el tema de la organización muy en serio y Zack Hanlon creó y compartió un método basado en cinco carpetas claves. Es un método sencillo y efectivo que permite tener el correo ordenado en "cinco únicas carpetas": la propia bandeja de entrada, "Hoy", "Esta semana", "Este mes/Este trimestre" y "Para tu información".

En la primera de ellas, dónde se almacenan los emails recibidos, nada debe permanecer mucho tiempo; hay que mantenerla a cero para que todo lo que llegue sea visible de un vistazo.

Según llegan los correos hay que moverlos a otra carpeta, aquí sólo se puede quedar aquello que se responderá de forma inmediata y que se espere contestar en un periodo breve de tiempo.

La carpeta "Hoy" está destinada a albergar todo aquello que necesita responderse en las próximas 24 horas tras su recepción. Esto significa que si llega el mensaje y no contestas en el momento, lo guardas en la carpeta para contestarlo a corto plazo; una vez enviada la respuesta, se borra en cuanto no sea de utilidad.

En "Esta semana" se deben almacenar los emails que requieren de una contestación a lo largo de la semana, es decir, que necesitan una contestación en un breve periodo de tiempo pero no tiene por qué ser hoy mismo, sino cuando se tenga un tiempo.

En  "Este mes/este trimestre" (dependiendo de las necesidades) está pensada para información que necesita atención a medio o largo plazo. Cuando se tenga un tiempo libre se va revisando, sin prisa. Esta carpeta es ideal para guardar correos de proyectos estudiantiles o laborales o facturas que se reciben por alguna compra.

La última carpeta "Para tu información", es más adaptable y  subjetiva, aunque su premisa es que se guarde en ella los correos con información importante que se puede necesitar consultar en el futuro, como datos estadísticos, información sobre el próximo viaje, datos del amigo que te visita en unos meses y otros.