Covid-19: trabajar en casa en tiempos de pandemia

Trabajar en casa, o intentarlo, mientras cuida a sus hijos se puede llamar teletrabajar, pero en realidad es otra cosa: un doble salto mortal en la ya complicada tarea de conciliar con los centros educativos cerrados ante el avance del coronavirus y que en el futuro puede cambiar nuestros hábitos.

En muchos países, al igual que en Bolivia, a causa de la pandemia, no hay colegio, ni instituto, ni universidad, y menos reuniones masivas.

A continuación damos cinco herramientas para el teletrabajo que antes eran pagadas y hoy  son gratuitas. Se trata de Google, Cisco, Microsoft, Facebook, entre otras, que han adoptado medidas preventivas para evitar el contagio de coronavirus en sus oficinas internacionales.

1. Webex de Cisco
Cisco anunció la oferta gratuita de Webex en todos los países donde está disponible, y no sólo en aquellos afectados por Covid-19. El uso admite hasta 100 participantes a las videoconferencias y permite llamadas telefónicas además de las capacidades de VoIP. No hay restricción de tiempo. Para acceder se podrá comunicar al email covidcollab@cisco.com

Los productos Webex Meetings y Webex tienen soporte para equipos con Android, iOS, Mac, así como desde el navegador web y una PC escritorio de Windows.

El tráfico en la red de Webex -que conecta a los usuarios con sede en China a sus lugares de trabajo globales-  ha aumentado hasta 22 veces desde que comenzó el brote. Durante el mismo período, también se elevó de 4 a 5 veces más usuarios en Japón, Corea del Sur y Singapur, y el tiempo promedio dedicado a las reuniones de video se duplicó en esos países. En promedio, las inscripciones a la versión gratuita en los países afectados crecieron siete veces con respecto al periodo previo a la detección de casos de coronavirus.

2. Microsoft Teams
Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft 365, compartió un email de Lily Zheng, empleada de Microsoft en China con sus aprendizajes al trabajar remotamente durante el brote de Covid-19. En China se ha visto un aumento del 500% en reuniones, llamadas y conferencias de Microsoft Teams, la plataforma de comunicación para los equipos de trabajo.

Desde el 10 de marzo del 2020 se activaron las actualizaciones para la versión gratuita de Teams, que cuenta con chat ilimitado, llamadas de audio o video en grupo o uno a uno integradas, 10 GB de almacenamiento de archivos en equipo, y 2 GB de almacenamiento de archivos personales por usuario. También ofrece colaboración en tiempo real con las apps para web de Office, incluido Word, Excel, PowerPoint, y OneNote. No hay fecha de término.  Para empezar, debe ingresar a microsoft.com

3. Hangout Meet de Google

Los servicios de Google como Gmail, Calendar, Drive, Classroom, Hangouts Meet y Hangouts Chat, así como G Suite for Education, están siendo utilizados en diversas compañías para mantener la productividad. También cientos de miles de estudiantes en Hong Kong y Vietnam -donde las escuelas han sido cerradas- los emplean.

Sundar Pichai, CEO de Google y Alphabet, señaló que, a partir de esta semana, se implementará el acceso gratuito a las capacidades avanzadas de videoconferencia de Hangouts Meet para todos los clientes de G Suite y G Suite for Education a nivel mundial hasta el 1 de julio de 2020.

“También estamos agregando recursos para poder apoyar una mayor demanda de transmisión pública en vivo en Youtube. Hemos visto un mayor interés en las regiones afectadas a medida que las personas buscan conectarse virtualmente con sus comunidades cuando no pueden hacerlo en persona”, dijo.

4. Zoom Meetings

Desde fines de febrero, la herramienta colaborativa Zoom fue utilizada por 312 mil participantes de webinars de entrenamiento sobre coronavirus. Además, la plataforma educativa viene siendo utilizada en China para las actividades de formación universitaria. Más de 1.000 hospitales públicos de ese país usan la herramienta para coordinar consultas médicas remotas.

En su blog oficial, Zoom precisó que ha agregado características a su versión de licencia gratuita para apoyar a otras compañías afectadas. Los beneficios de Zoom Meetings incluyen videoconferencias ilimitadas con hasta 100 participantes, audio y video en HD, grupos de chats privados, soporte en línea, entre otros. El software puede ser descargado desde su web oficial.

5. Remotely de Zoho

Zoho ya dispuso el teletrabajo entre sus 10 mil colaboradores y decidió compartir Remotely para que todas las compañías puedan hacer sus oficinas virtuales y mitigar la amenaza de una infección con las aplicaciones Cliq, Meeting, Office Suite (Writer, Sheets, Show,), Sprints, Assist, Lens, WorkDrive y Showtime.

“Estamos haciendo esto de manera gratuita para que las personas y empresas tengan herramientas de trabajo remotas durante la epidemia global. Remotely será gratis hasta el 1 de julio, pero lo ampliaremos en caso de ser necesario. La seguridad de los colaboradores y de la sociedad es lo primordial, pero también es necesario mantener la operatividad de las empresas para que las economías de los países no sufran”, comentó Raju Vegesna, chief evangelist de Zoho. La plataforma se puede descargar gratuitamente desde su web oficial.

Con esta plataforma se tiene acceso a Office Suite para elaborar documentos, hojas de cálculo y presentaciones corporativas en la nube, así como a Cliq para chats, llamadas y videollamadas. Con Projects se podrá dar seguimiento a las actividades de cada persona involucrada y ver el estatus general de las tareas por realizar.

TAREAS FRECUENTES EN EL TELETRABAJO

1. Correo electrónico. Intercambio de mensajes con texto o bien para adjuntar archivos o informes escritos. (Outlook)

2. Videoconferencia. Reuniones a distancia en tiempo real. (Skype). (Esta aplicación también sirve como mensajería instantánea en el PC).

3. Almacenamiento de documentación. (Dropbox). Mantener la información guardada en la red, pudiéndose acceder a la misma sin necesidad de conexión a internet.

4. Creación de carpetas privadas de propio uso o carpetas compartidas por equipos de personas. Multitarea, se puede abrir desde cualquier dispositivo.

5. Tareas compartidas. Google Drive. Posibilidad de trabajar en equipo al mismo tiempo, se van guardando las tareas realizadas y se pueden editar por todos los miembros.

6. Transferencia de archivos de grandes dimensiones. We Transfer. En el caso de querer transferir documentación como imágenes de alta resolución, videos… existe la posibilidad de realizarlo con esta herramienta. Tiene una duración de siete días para poder descargarlo, después caduca.

Organización de ideas. Trello. Collage virtual en el cual organizar ideas y notas entre todo el equipo para llevar a cabo proyectos.

Esta es sólo una selección de las aplicaciones más utilizadas habitualmente por equipos de trabajo y teletrabajo, todas ellas gratuitas, pero existen multitud de herramientas que facilitan el trabajo actualmente. En la mayoría de ocasiones, sólo es necesaria una buena conexión a internet y un equipo informático para poder empezar a teletrabajar.